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Lohnt sich eine MS Teams Integration oder tappt man hier in eine Kostenfalle? Der Trend um MS Teams ist im Moment sehr hoch und viele schwören auf das boomende Kommunikations-Produkt. Doch beim genauen Hinschauen sieht man, dass sich die MS Teams Variante für den Business Gebrauch weder im Kostenbereich noch im gebräuchlichen Umfang lohnt. Denn wenn man für sein Geschäft eine professionelle, qualitative und kostengünstige Kommunikationslösung erhalten möchte, dann ist lediglich MS Teams keine optimale Lösung.

Vor Allem legt Microsoft nun im Kostenbereich einen obendrein, denn ab dem 1. März 2022 wird das gesamte Microsoft Paket und damit auch MS Teams für Firmenkunden noch teurer, als es bereits schon ist. Nun stellt sich für viele die Frage, ob sie weiterhin den Trend blind verfolgen möchten oder ob sie auf eine umfangreiche und gleichzeitig kostengünstige Kommunikationslösung setzen möchten? In diesem Bericht zeigen wir Ihnen, auf was Sie bei MS Teams achten müssen, wieso sich eine Investition und Gebrauch von MS Teams als Einzellösung in Zukunft nicht lohnt und welche besseren Alternativen es für Sie gibt.

Fakten zu MS Teams und deren Verwendungsbereich

Viele setzen und vertrauen auf grosse Konzerne wie Apple, Microsoft und Google wenn es um digital-gewandte Lösungen geht. Seit Beginn der Pandemie ist aufgrund der vermehrten Lockdowns und erhöhten Arbeit im Home Office auch der Bedarf nach neuen Kommunikationswegen im Business Bereich gestiegen. Viele Firmen wurden dadurch gezwungen, das ehemalige und ungeeignete Kommunikationssystem von heute auf morgen zu verwerfen und haben seitdem nach neuen flexiblen Kommunikations-Lösungen gesucht, damit die Mitarbeiter, Partner und Kunden von überallaus verbunden bleiben können. Schnell hat sich damals die MS Teams Variante als nützlich erwiesen, welche auch mit dem Microsoft Label ohne viel Nachzudenken an Vertrauen gewonnen hat und somit im eigenen Geschäft integriert wurde. Denn Alternativen waren dazumal kaum bekannt, die Unternehmen mussten aufgrund der eingeführten Massnahmen schnell reagieren und haben ohne grossen Vergleich sich für die MS Teams Lösung entschieden.

Auf den Ersten Blick haben viele Unternehmen gedacht, dass sie mit MS Teams die optimale Lösung für den Kommunikationsbereich ausgewählt haben. Dies könnte man für den privaten Gebrauch noch sagen. Jedoch tappt man im geschäftlichen Bereich hier eindeutig in eine Falle. Denn als Unternehmer möchte man ein professionelles Kommunikationssystem, das längerfristig kostengünstig ist und man trotzdem die benutzerdefinierten Funktionen nutzen kann, welche für das Geschäft gebraucht werden. Und genau da kommen wir bei MS Teams auch zum Problem. Denn auf den zweiten Blick ist ersichtlich, dass man erst mit MS Teams E5 eine Business-gerechte Variante erhält, welche auch hier nur teilweise die Anforderungen eines angemessenen Kommunikationssystems und einer vollumfänglichen Telefonanlage besitzt. Und wenn es um die Kosten geht, hat es MS Teams E5 in sich! Denn sobald man hier eine Lizenzierung für Firmenkunden eingeht, verliert man mittel- bis längerfristig viel Geld. Und da hört es auch noch nicht auf, denn Microsoft erhöht am 1. März 2022 massiv ihre Preise, was viele MS Teams Kunden natürlich verärgert. Hier sind ein Umdenken und ein möglicher Ausstieg bereits im vollen Gange.

Des Weiteren besitzt MS Teams nicht alle Funktionen, welche für die geschäftliche Kommunikation im Alltag gebraucht werden müssen. Wenn es lediglich für die Nutzung von Telefongesprächen, simplen Videochats und Chat-Funktionen geht, ist MS Teams eventuell noch eine plausible Lösung. Doch für den geschäftlichen Umgang und professionellen Gebrauch stellen Unternehmen fest, dass wichtige Funktionen wie IVR, Ringgruppen, Warteschleifen und zeitlich bedingte Telefonie Einstellungen fehlen, welche für den Businessalltag nicht nur erwartet werden, sondern bereits unumgänglich sind. Denn für Sie ist es bestimmt wichtig, dass eine professionelle Kommunikation intern mit Mitarbeiter wie auch extern mit Kunden und Partner stattfinden kann. Dazu kommt noch, dass Sie bei MS Teams für zusätzliche Funktionen dazuzahlen, die Sie für die Firmenkommunikation nicht benötigen. Aber aufgrund des starren Microsoft Teams-Gesamtpakets müssen Sie sich auch damit zufrieden stellen. So machen Sie sich von der Microsoft-Lizenz abhängig und es fehlt Ihnen an Flexibilität und benutzerdefinierter Paketwahl.

Praxisbeispiel anhand eines Szenarios

Im nachfolgenden Beispiel zeigen wir Ihnen anhand eines Szenarios, was beim Kauf von MS Teams auf Sie zukommt und wie es im Vergleich zu unserer vollumfänglichen Cloud PBX Ayrix steht. Dazu nehmen wir die frei erfundene Firma «Profit AG», welche demnächst ein vollumfängliches Telefon- und Kommunikationssystem für ihr Geschäft kaufen möchte.

Die Profit AG, mit dem Hauptsitz in der Schweiz, ist ein KMU mit 25 Mitarbeiter im Consulting Bereich und arbeitet mit mehreren Kunden und Partner weltweit. Da die Profit AG eine veraltete Telefonanlage besitzt und dadurch moderne digitale Kommunikationswege fehlen, welche immer mehr gefragt sind, ist es nun Zeit in ein neues Kommunikationssystem zu investieren. Denn seit dem Home Office wichtiger denn je wurde und die Telefonie Einstellungen flexibler sein müssen, ist die Weiterentwicklung in diesem Bereich nicht wegzudenken. Dazu vergleicht die Profit AG die MS Teams Variante mit unserer Cloud PBX Ayrix und schaut, wie sich die Investition und der Gebrauch in Zukunft entwickeln.

Zuerst schaut sich die Profit AG die wichtigsten Funktionen an, welche die beiden Produkte anbieten:

Beim Funktionsangebot wird der Geschäftsführer der Profit AG bereits stutzig. Trotz des Upgrades auf MS Teams E5, fehlen viele wichtige Funktionen für eine professionelle Telefonie-Nutzung in seinem Geschäft. Die Cloud PBX Ayrix bietet zudem die wichtigsten Funktionen an, die eine vollumfängliche Telefonanlage benötigt. Und der erste Blick auf die monatlichen Kosten zeigt bereits enorme Unterschiede. Aber hier möchte die Profit AG die Preise etwas genauer unter die Lupe nehmen. Denn je nach Angebot und Anzahl Extension, sind die Kosten unterschiedlich.

Wie sieht es nun mit den Preisen im Detail aus? Nachfolgend werden die Kosten verglichen:

Unglaublich! Der Geschäftsführer der Profit AG kann kaum seinen Augen trauen. Die monatlichen Kosten von MS Teams E5 sprengen den Rahmen um ein Vielfaches! Und dies wird kumuliert über Monate hinweg enorm teuer für seine 25 Mitarbeiter. Und wenn das noch nicht genug ist, werden die Kosten von MS Teams bereits ab 2022 noch teurer! Dabei kann die Profit AG stattdessen die vollumfängliche Cloud PBX Ayrix nutzen, erhält dazu viele wichtige Funktionen, die bei MS Teams fehlen, und spart sogar noch ein Vielfaches an Geld. Die Profit AG ist nun überzeugt und weiss, wie sie handeln muss.

Um Ihnen dies in einem zeitlichen Rahmen zu verdeutlichen, haben wir nachfolgend ein Zeitdiagramm zur Veranschaulichung erstellt. Hier zeigt sich die Kostenentwicklung von MS Teams E5 im Vergleich zu Ayrix für die nächsten 5 Jahre:

Nun ist alles klar. All diese Punkte haben die Profit AG überzeugt, den richtigen Weg einzuschlagen. Die Cloud PBX Ayrix ist somit nicht nur um einiges kostengünstiger, sondern auch umfangreicher. Denn wieso mehr bezahlen, wenn Sie für weniger Geld auch mehr erhalten. Die Profit AG freut sich über die durchgeführte Vergleichsanalyse und weiss nun, in welche Telefonanlage Sie in Zukunft investieren wird. Geht es Ihnen gleich?

Schlussreflexion

Mit diesem Bericht über MS Teams und deren Verwendung wollten wir Ihnen veranschaulichen und zeigen, dass ein Trendprodukt nicht immer die bessere Lösung ist. Für den simplen und privaten Gebrauch ist MS Teams durchaus vorstellbar, jedoch erfüllt es im geschäftlichen Bereich nicht alle gewünschten Kriterien. Des Weiteren haben wir gesehen, dass MS Teams mit sehr hohen Kosten verbunden ist und Sie sich zudem auf eine Microsoft Lizenzierung abhängig machen. Ausserdem besitzt MS Teams nicht alle relevanten Funktionen einer umfangreichen Telefonanlage und die freie SIP Trunk Wahl ist nicht gegeben.

Eine bessere Variante bietet Ihnen unsere hochmoderne und etablierte Cloud PBX Ayrix. Denn mit der Telefonanlage von Ayrix erhalten Sie nicht nur ein professionelles und umfangreiches Kommunikationssystem, welches flexibel angepasst werden kann, sondern auch um einiges kostengünstiger ist. Zudem erhalten Sie bei der SIP Trunk Anbindung die freie Wahl und können beliebig viele Extensions an Ihrem Paket anhängen. Ausserdem geniessen Sie mit Ayrix eine leicht zu bedienende Benutzeroberfläche und die wichtigsten Telefonie Funktionen können jeder Zeit simpel konfiguriert werden. Nutzen Sie Ihre Chance und profitieren Sie jetzt von unserer Cloud PBX Ayrix. Wenn auch Sie Ihre Telefonanlage optimieren oder von Grund aus aufbauen möchten, zögern Sie nicht den Kontakt mit uns aufzunehmen. Wir unterstützen Sie gerne bei der Implementierung der optimalen virtuellen Telefonanlage und bieten somit einen Beitrag in der Weiterentwicklung Ihres Kommunikationsbusiness an.