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Wie berechnen sich die Kosten einer Telefonanlage und auf welche Punkte muss man vor und während einer Investition achten? In diesem Beitrag gehen wir genau auf diese Frage ein und versuchen anhand von Praxistipps & kurzen Beispielen die Kostenfaktoren aufzuzeigen.

Dank moderner Automatisierungsprozesse und Vereinfachungen durch digitale Entwicklungen können in vielen unternehmerischen Bereichen Kosteneinsparungen gewährleistet werden (dieses Thema greift auch unser ehemaliger Beitrag zum Thema digitale Kundschaft auf, welchen wir Ihnen wärmstens empfehlen können). So zeigt auch der Trend zur weltweiten Digitalisierung, dass parallel dazu auch Unternehmenskosten im Bereich der Telekommunikation stetig sinken.

Was heisst dies nun für moderne Telefonsysteme und virtuelle Telefonanlagen, welche zurzeit angeboten werden? Dabei scheint die virtuelle Telefonanlage, im Vergleich zu den herkömmlichen Telefonsystemen, mit einem grösseren Funktionsumfang und der cloudbasierten Nutzung als SaaS (engl. Software as a Service) eine vorteilhafte und günstige Lösung zu sein. Wie sich jedoch die Kosten für eine Telefonanlage zusammensetzen, hängt von verschiedenen Faktoren ab, welche wir Ihnen in diesem Beitrag gerne aufzeigen möchten.

Kosten- und Preisfaktoren einer Telefonanlage

Die Kosten- und Preisgestaltung einer Telefonanlage hängt einerseits von Ihren persönlichen Präferenzen und der Nutzung in Ihrem Telefoniegeschäft ab, anderseits von verschiedenen Faktoren, welche dazu universell beachtet werden können. Nachfolgend zeigen wir Ihnen vorerst, welche Faktoren die Kosten einer Telefonanlage beeinflussen können:

• Art der Telefonanlage
• Der Funktionsumfang
• Anzahl der Arbeitsplätze und Standorte
• Skalierbarkeit der Telefonanlage durch neue Standorte und Mitarbeiter
• Nutzung mobiler Kommunikation (Bsp. Aussendienst und Home-Office)
• Installation und Einrichtung der Telefonanlage durch Experten
• Kundenservice und Wartungsaufwand

Des Weiteren müssen nachfolgende Faktoren beachtet werden, wenn es um die Preise der Telefonanlage geht:

• Anzahl Endgeräte resp. Telefonapparate
• Anzahl von internen und externen Telefonnummern
• Serverbetrieb, inhouse oder virtuell
• Basisfunktionen vs. hinzufügende Zusatzfunktionen

Checkliste in Bezug auf die Kostenfaktoren

1. Welche Kostenaspekte einer Telefonanlage sind zu beachten?

Aufgrund der ISDN Abschaltung lohnt es sich nicht mehr in eine ISDN Anlage (physische Telefonanlage) zu investieren. Stattdessen sollten Sie von vornherein auf eine virtuelle Telefonanlage setzen. Ihr Bedarf und/oder der aktuelle Stand Ihrer bisherigen Anlage entscheiden über die Art der Installation. Für das VoIP Telefonsystem kommt entweder eine lokale Installation vor Ort oder eine Virtualisierung in der Cloud in Frage.

Nachfolgend finden Sie einige Vorteile eines solchen VoIP Systems:

• Für „Voice over IP“ benötigen Sie keine Telefonleitung mehr.
• Sie können Ihre Gespräche über eine klassische Telefonanlage oder beispielsweise per Headset am PC führen.
• Sie behalten die volle Kontrolle über vertrauliche Daten.
• Telefonate und Videokonferenzen in HD-Qualität
• Flexible und benutzerdefinierte Funktionseinstellungen über SaaS

Durch jeden zusätzlichen Arbeitsplatz steigt auch der VoIP Anspruch an die Kapazität Ihres Internetanschlusses. Die Kosten hängen einerseits davon ab, welche Geschwindigkeit Sie benötigen. Anderseits werben einige Anbieter für virtuelle Telefonanlagen mit speziellen Paketen zu bestimmten Preisen in Bezug auf die Anzahl Nutzer. Die Kosten für das Internet kommen zusätzlich dazu. Andere Anbieter berechnen die Preise in Bezug auf den Abschluss, indem Sie einen monatlichen Fixpreis festlegen und einen einmaligen Preis pro Anschluss hinzurechnen.

Nachfolgend finden Sie einige grundsätzliche Vorteile einer Cloud-Telefonanlage:

• Sie können die Anlage über Ihren PC, Ihr Smartphone oder Ihr Tablet nutzen.
• Die Telefonanlage ist standortunabhängig. Ihre Mitarbeiter müssen nicht im Büro sein, um mit der Anlage zu telefonieren.
• Eine virtuelle Telefonanlage ist flexibel und passt sich schnell dem Bedarf Ihres Unternehmens an.

2. Welche Funktionen brauchen Sie für Ihre Telefonanlage?

Moderne Telefonanlagen sind aufgrund ihrer vielfältigen Funktionen leistungsstärker denn je. Der Vorteil einer Cloud ist, dass Ihre Mitarbeiter und Kollegen auch unterwegs über die Büronummer erreichbar sind. Damit ist die Cloud Telefonie eine hervorragende Lösung für den Aussendienst und Home-Office. Die angebotenen Basis- und Zusatzfunktionen sind von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich und können preislich verschieden ausfallen.

3. Wie viele Arbeitsplätze wollen Sie mit einem Telefonanschluss ausstatten?

Primär bestimmt die Anzahl der Extensions den Kostenfaktor bei einer Telefonanlage. Hier unterscheiden sich die Tarife bei den Anbietern. Je nach Paket und Ausstattung können Sie hier einige Kosteneinsparungen einholen. Jedoch sollte die Gesamtqualität im Preis hineinbezogen werden, denn Qualität kommt wie so oft vor der Quantität. Dabei soll der Anbieter für jede Unternehmensgrösse und somit auch für jede Anzahl Mitarbeiter resp. Anzahl Extension eine passende Lösung finden.

4. Wie wichtig ist Ihnen die mobile Kommunikation und benötigen Sie zusätzliche Geräte?

Bei einigen Anbietern können Sie nach Bedarf mobile Telefongeräte ins Firmennetz einbinden. Damit können Sie vom Handy aus kostenlos ins Firmennetz telefonieren. Auf Wunsch erhalten Sie zu der Software und der VoIP Telefonie zusätzliche Hardware wie Kopfhörer mit Mikrofon (Headset). Der Leistungsumfang und die damit verbundenen Kosten hängen vom Anbieter und vereinbarten Vertrag ab.

5. Können Sie die Anlage für die Telekommunikation in Ihrem Unternehmen selbst installieren und administrieren?

Viele Unternehmen überlassen es dem Experten, die neue Telefonanlage zu installieren und zu administrieren. Bei den meisten Anbietern ist die Montage inklusive. Jedoch gibt es heute auch vereinzelte virtuelle Telefonanlagenlösungen, welche auch ohne grosses Expertenwissen von den Mitarbeitern eingerichtet und flexibel gestaltet werden können. Dies bringt den Vorteil, dass jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit seine Telefonie-Präferenzen einstellen und spezifische Telefonie-Workflows einbinden und wieder anpassen kann.

6. Wie wichtig ist die Skalierbarkeit der Anlage für neue Standorte und Mitarbeiter?

Sie führen ein schnell wachsendes Unternehmen? Bei einer virtuellen Telefonanlage buchen Sie Extensions bei Bedarf problemlos dazu. Die meisten Anbieter bieten solche Upgrades zu ihrem Service an, damit die Flexibilität des Kunden auch nach Vertragsabschluss gewährleistet bleibt.

Die Preisgestaltung der Anbieter und die individuelle Kostenberechnung

Eine virtuelle Telefonanlage ist besonders für KMU eine interessante Alternative. Wenn die Telefonanlage vollständig auf einem externen Server eingerichtet wird, handelt es sich um eine Cloud Telefonanlage. Die Kosten bei virtuellen Telefonanlagen setzen sich aus den nachfolgenden Komponenten zusammen:

• Monatliche Grundgebühr (je nach Anzahl Teilnehmende)
• Setup-Gebühr
• Gesprächsgebühren

Es gibt bei virtuellen Telefonanlagen und Unified Communications Lösungen (engl. UCC) wie bei vielen Cloud-Angeboten verschiedenen Bezahlmodelle. Die Gesprächsgebühren gestalten sich bei den unterschiedlichen Anbietern meist sehr ähnlich. Grosse Preisunterschiede liegen bei den Setup-Kosten und Monatsgebühren. Auch unterscheiden sich die angebotenen Pakete stark in der Zusammenstellung der Funktionalitäten, Anzahl Teilnehmer und Serviceangeboten.

Für die bessere Vorstellung des Umfangs und des Preises, zeigen wir Ihnen dazu ein passendes Telefonie-Paketangebot der Winet. Ideal für KMU eignet sich beispielsweise unsere Ayrix XL hostedPBX, welche mit 25 Teilnehmer monatliche Kosten von CHF 116.50 und einmaligen Kosten von CHF 250.- ein optimales Angebot ist. Dabei sind die Teilnehmer gleichzustellen mit der Anzahl Geräte, welche Sie geschäftlich verwenden möchten. Wenn weitere Teilnehmer resp. Telefongeräte erwünscht sind, können Sie problemlos fünf weitere Teilnehmer für zusätzliche CHF 11.50 pro Monat hinzufügen:

Die Kosten für eine Telefonanlage setzen sich immer aus Ihren individuellen Ansprüchen und Anforderungen zusammen. In einer kleinen Arztpraxis beispielsweise bleibt die Anzahl der Telefone relativ konstant. Die Skalierbarkeit spielt für diesen Standort keine grosse Rolle. Für ein Start-Up hingegen ist die schnelle und problemlose Erweiterung mit neuen Extensions sehr wichtig. Hierzu können wir Ihnen auch ein Beispiel aus unserem Winet-Angebot aufzeigen, welches ideal für Start-Ups und Kleinunternehmen ist. Mit der Ayrix Small hostedPBX können Jungunternehmer bereits mit einer Monatsgebühr von CHF 32.50 und einer einmaligen Gebühr von CHF 200.- eine virtuelle Telefonanlage über die Winet beziehen. Und dabei können Sie problemlos jederzeit und per sofort ein Upgrade bei der Winet durchführen. Denn Flexibilität und individuelle Kundenwünsche werden bei der Winet grossgeschrieben:

Grosse Unternehmen mit vielen PC-Plätzen fahren am besten mit einer virtuellen Cloud Anlage. Während Betriebsstätten oder die Gastronomie die klassischen Endgeräte als Kommunikationsmittel im Arbeitsalltag wählen. Um sinnvoll in die richtige Telefonanlage zu investieren, lassen Sie sich vor Ihrer endgültigen Entscheidung durch Experten und Anbieter beraten. Dabei sollte das Angebot Ihren flexiblen und benutzerorientierten Ansprüchen entgegenkommen. Starre Telefonie Lösungen eignen sich nicht in der heutigen modernen und digitalen Welt mit stetig wechselnden Möglichkeiten. Dies ist ein wichtiger Punkt, den Sie bei Ihrer Wahl keinesfalls unbeachtet lassen sollen.

Zusammenfassung zur Kostenberechnung

Die nachfolgenden Tipps helfen Ihnen dabei, die Kosten einer Telefonanlage besser einzuschätzen:

• Bei den meisten Telefonanlagen erfolgt im Laufe der Zeit ein Ausbau, da neue Mitarbeitende hinzukommen oder weitere Funktionen benötigt werden. Am besten verhandeln Sie also beim Abschluss bereits die Konditionen für mögliche Vertragserweiterungen zu einem späteren Zeitpunkt.
• Achten Sie auf flexible und benutzerspezifische Paketwahlen. Der Anbieter soll so gut wie möglich auf Ihre Kundenwünsche eingehen können und somit Ihnen die Freiheit bei der Preisgestaltung ermöglichen. Starre Lösungen und Preise hindern Sie bei der optimalen Nutzung der Telefonanlage in der Zukunft.
• Einige Anbieter bieten sehr günstige Pauschalangebote für Startups und Kleinunternehmen an. Wenn Sie ebenfalls in einem kleineren Unternehmen tätig sind, empfehlen wir Ihnen immer nach solchen Angeboten zu fragen, da sie teilweise massive Einsparungen ermöglichen.
• Beachten Sie auch die Bewertungen der Kundenbetreuung und mögliche Serviceoptionen nach dem Vertragsabschluss. Denn auch die Kundenzufriedenheit ist ein wesentlicher Faktor, welcher sich später als Investitionsgrund zeigen lässt.
• Kein seriöser Anbieter kann ohne vorhergehendes Gespräch eine individuelle Offerte unterbreiten.
• Für kleinere Anlagen kann man mit einer groben Faustregel rechnen, bei der gilt ca. 1’000 CHF pro Teilnehmer im Jahr, wobei wir bei der Winet im Vergleich zu anderen Anbietern im Kostenbereich einiges tiefer liegen. Bei grossen Anlagen, mit vielen Endgeräten, sinkt der Preis im Verhältnis zu den Teilnehmern deutlich.

Zum Abschluss hoffen wir, dass wir Ihnen mit den genannten Tipps zur Kosten- und Preisgestaltung von Telefonanlagen helfen konnten. Wählen Sie somit Ihr Angebot und den dazugehörigen Anbieter mit Bedacht und machen Sie sich eine Checkliste von Ihren wichtigsten Anforderungen.

Schlussreflexion

Schliesslich empfehlen wir Ihnen unsere etablierten Angebote und Services der Winet. Dazu gehören zum Beispiel unser Business Flat Angebot, das Ihnen die obenerwähnten Aspekte und Anforderungen bietet, die Sie für Ihre Geschäftstelefonie benötigen. Dabei haben Sie die freie Paketwahl und können vor und nach dem Vertragsabschluss flexibel bestimmen, wie Sie Ihr eigenes Telefonsystem in Ihrem Unternehmen gestalten möchten. Hierzu eignet sich unsere Cloud PBX Ayrix als moderne virtuelle Telefonanlage, die Ihnen genau diese Optionen bietet. Wünschen Sie sich dazu auch eine SIP Trunk mit einem MS Teams Anschluss, haben Sie die Möglichkeit unsere SIP/Teams Trunk Angebote auszuwählen. Zum Schluss unterstützen wir Sie gerne bei der Wahl Ihres Telefonsystems und beraten Sie während dem gesamten Evaluierungsprozess bis hinaus über dem Abschluss. Bei Interesse können Sie uns gerne kontaktieren. Denn wir sind da für Sie, wenn es um professionelle Telefonielösungen in Ihrem Geschäft geht.